Appointment Setting über LinkedIn: Termine selbst vereinbaren

Kurz gesagt: Ein Appointment Setter macht aus fremden Kontakten Termine für den Verkauf. Du kannst dafür jemanden einstellen, eine Agentur bezahlen oder die Termine selbst setzen und die Klickarbeit einer Software geben. Auf LinkedIn kostet diese Klickarbeit von Hand rund sieben Stunden pro Termin. Hier stehen die Kosten aller Wege mit Quellen, ein Setter-Tag in Minuten, fünf Nachrichten und was gegen geplatzte Termine hilft.

Stand: Oktober 2026.

Wer Coaching, Beratung oder Software verkauft, kennt den Engpass. Das Verkaufsgespräch kannst du führen. Es fehlen nur die Gespräche. Im Coaching-Markt heißt die Antwort darauf oft: ein Appointment Setter, der den Kalender füllt. Bevor du dafür Geld ausgibst, lohnt ein Blick auf die Arbeit, die ein Setter auf LinkedIn wirklich macht. Ein großer Teil davon ist Fleißarbeit, und die kannst du abgeben, ohne jemanden einzustellen. Fertige Texte für die Terminanfrage selbst stehen in Terminanfrage: Muster für E-Mail und LinkedIn. Hier geht es um die Rolle und den Ablauf dahinter.

Was ein Appointment Setter macht

Ein Appointment Setter vereinbart Termine für jemand anderen. Er verkauft nicht. Sein Ergebnis ist ein Gespräch im Kalender des Verkäufers, mit einer Person, die zum Angebot passt.

Auf LinkedIn besteht die Arbeit aus sechs Schritten:

1. Kontakte finden: passende Profile über die Personensuche oder den Sales Navigator.
2. Kontakt aufnehmen: Profil besuchen, vernetzen, nach der Annahme eine erste Nachricht schreiben.
3. Nachfassen: Wer nicht antwortet, bekommt nach ein paar Tagen eine zweite Nachricht.
4. Qualifizieren: im Chat klären, ob es ein Problem gibt, ob die Person entscheidet und ob der Zeitpunkt passt.
5. Termin setzen: zwei Zeiten vorschlagen oder den Buchungslink schicken, bestätigen, erinnern.
6. Übergeben: dem Verkäufer sagen, wer kommt und worum es geht.

Im Coaching-Markt heißt der Verkäufer meist Closer. Der Setter füllt den Kalender, der Closer führt das Verkaufsgespräch. Im B2B-Vertrieb macht dieselbe Arbeit der SDR und gibt die Termine an den Account Executive weiter. Wie das im Softwarevertrieb aussieht, zeigt SaaS-Vertrieb über LinkedIn.

Die Schritte 1 bis 3 laufen bei jedem Kontakt gleich ab. Die Schritte 4 bis 6 brauchen Gespür für Menschen. An dieser Grenze liegt die Antwort auf die Frage, was du abgeben kannst.

Setter einstellen, Agentur oder selbst automatisieren

Es gibt vier Wege zu einem vollen Kalender. Sie unterscheiden sich weniger im Ergebnis als darin, was du zahlst und was bei dir bleibt.

Die Zahlen im Einzelnen: Das Durchschnittsgehalt stammt von Indeed und beruht auf nur fünf Gehaltsangaben, die Spanne reicht von 32.998 bis 73.932 Euro im Jahr. Die 45 Euro pro Termin stehen in einer einzelnen Ausschreibung auf Auftragsbank vom April 2026 und sind kein Marktpreis. Die Agenturpreise nennt der US-Anbieter SalesBread in Dollar für den US-Markt. Alle drei Seiten haben wir am 8. Oktober 2026 abgerufen.

Beim Freelancer pro Termin zahlst du nur für Ergebnisse. Lies trotzdem genau, was als Termin zählt: bestätigt, stattgefunden oder qualifiziert. Davon hängt ab, ob du für leere Kalendereinträge zahlst.

Auch wir bieten den Agentur-Weg an. Bei Done for you betreibt unser Team CompLeadly für dich, für 1.499 Euro im Monat netto plus 1.999 Euro einmalige Einrichtung, ein Sales Navigator ist Voraussetzung. Sollen wir auch die Chats übernehmen und Termine vereinbaren, kommt das Add-on Chat-Übernahme und Terminierung für weitere 1.499 Euro im Monat dazu. Wer lieber selbst lernen will, wie aus Chats Termine werden, ist im LinkedIn-Coaching richtig: sechs Monate, jede Woche eine Stunde an deinen echten Zahlen.

Selbst mit Software ist der günstigste Weg und der mit der meisten Kontrolle. Du bleibst dein eigener Setter, nur ohne die Klickarbeit. Den Smart Chat für deine Antworten gibt es als eigenes Paket ab 29,99 Euro im Monat, im Jahrestarif ab 24,99 Euro. Alle Preise sind netto und stehen auf der Preisseite, Stand 8. Oktober 2026.

Unsere Empfehlung: Solange du das Verkaufsgespräch selbst führst, setz auch die Termine selbst. Im Chat lernst du, welche Fragen kommen und welche Einwände. Ein Setter lohnt sich, wenn dein Kalender voll ist und Antworten liegen bleiben, weil du im Gespräch sitzt.

Von Hand: ein Setter-Tag

So sieht ein Tag aus, an dem ein Setter 40 neue Anfragen verschickt und alles selbst klickt. Die Minuten stammen aus zwei CompLeadly-Konten im Jahr 2026. Es ist die gemessene Ausführungszeit der Software je Aktion und damit eine Untergrenze für Handarbeit: Die Software macht beim Öffnen, Lesen und Tippen Pausen wie ein Mensch.

1. Antworten vom Vortag lesen, qualifizieren, Termine vorschlagen: nicht gemessen. Das ist die wichtigste Stunde des Tages.
2. 40 Profile öffnen und folgen: rund 60 Minuten.
3. 40 Profile lesen, Anlass finden, Vernetzungsanfrage senden: rund 120 Minuten.
4. Rund 10 neue Kontakte prüfen und ihnen die erste Nachricht schreiben: rund 15 Minuten.
5. Rund 10 Follow-ups an Kontakte der Vortage ohne Antwort: rund 12 Minuten.
6. 40 alte, offene Anfragen zurückziehen: rund 8 Minuten.
7. Termine bestätigen, am Vortag erinnern, an den Closer übergeben: nicht gemessen.

Das sind rund dreieinhalb Stunden reine Klickarbeit, bevor der Setter eine einzige Antwort gelesen hat. Mit 25 Prozent Annahme werden daraus rund zehn neue Kontakte am Tag. Bei rund 5 Prozent Terminen aus angenommenen Kontakten ist das etwa ein Termin alle zwei Tage.

Die Schritte 2 bis 6 sind bei jedem Kontakt gleich. Die Schritte 1 und 7 machen den Unterschied zwischen einem guten und einem teuren Setter. Wer den halben Tag klickt, hat für diese beiden Schritte nur noch den Rest.

So läuft es mit CompLeadly

CompLeadly ist eine Desktop-App, die auf deinem Rechner läuft. Sie übernimmt die Schritte 2 bis 6. Ab der Antwort bist du dran, oder dein Setter.

• Zielgruppe (du): Eine LinkedIn-Personensuche, eine Sales-Navigator-Suche, eine gespeicherte Sales-Navigator-Suche oder eine importierte Excel-Liste wird zur Zielgruppe.
• Profilbesuch und Vernetzung (Software): mit oder ohne Notiz, mit einem Tageswert je Schritt.
• Opener (Software): Nach der Annahme geht eine erste Nachricht raus, mit Platzhaltern wie dem Vornamen, aber nur, wenn der Chat noch leer ist.
• Follow-ups (Software): Ein Follow-up geht erst raus, wenn deine letzte Nachricht so viele Tage unbeantwortet ist, wie du einstellst. Antwortet der Kontakt, stoppen die automatischen Nachrichten.
• Antworten (du oder dein Setter): Mit dem Smart Chat liegen deine LinkedIn-Nachrichten in CompLeadly. Du filterst nach unbeantworteten Chats, legst Kategorien an und weist Chats Kolleginnen und Kollegen zu. Die brauchen dafür keinen Zugriff auf dein LinkedIn-Profil. Wer einen Setter beschäftigt, gibt ihm also die Chats und nicht das Passwort.
• Termin (du): CompLeadly bucht keine Termine. Der Kalender der App plant, wann deine Workflows laufen. Deinen Buchungslink, etwa von Calendly oder HubSpot Meetings, setzt du in eine Nachricht oder ein Follow-up der Sequenz.

Einzelne Schritte wie Vernetzen, Opener und Follow-up laufen schon in der kostenlosen Version mit Basis-Funktionen und Tageslimits, zum Beispiel 2 Vernetzungsanfragen, 1 Opener und 1 Follow-up pro Tag, jeden Schritt einzeln gestartet. Ganze Workflows und Zeitpläne gibt es ab Basic. Du startest mit 10 Tagen Test mit allen Funktionen. Wie Gründer und Vertriebsteams damit arbeiten, zeigen die Seiten für Gründer und Vertriebsteams.

Zeitrechnung

Die Tabelle rechnet die Klickarbeit für 100 angefragte Kontakte durch, bis zum vereinbarten Termin.

Die Quote schwankt mit der Zielgruppe. Anfragen an Coaches wurden in diesen Konten je nach Region zu 12,6 bis 31,8 Prozent angenommen, Anfragen an Entscheider aus Software und Technologie zu 28,8 Prozent. Setz deine eigenen Zahlen ein, sobald du sie hast.

Für einen angestellten Setter heißt das: Rund sieben Stunden pro Termin klickt er, bevor er überhaupt qualifiziert. Das ist fast ein ganzer Arbeitstag für jeden Termin, bezahlt zum vollen Gehalt. Warum diese Arbeit so teuer ist, auch wenn du sie selbst machst, steht in Du gibst 10.000 € pro Monat für einen Praktikanten.

5 Nachrichten, die zu Terminen führen

Jede Stufe des Setter-Wegs braucht eine andere Nachricht. Hier eine Folge an einen Geschäftsführer, geschrieben von einer Business-Coachin. Die Namen sind erfunden. Auf LinkedIn duzen sich viele, die Nachrichten stehen deshalb in der Du-Form.

1. Vernetzungsnotiz. Ein Anlass, wer du bist, kein Angebot.

Hallo Markus, du hast gerade die zweite Niederlassung in Regensburg eröffnet. Ich begleite Geschäftsführer beim Aufbau der zweiten Führungsebene und würde mich gern vernetzen.

Die Notiz darf höchstens 200 Zeichen lang sein, und ohne Premium kannst du nur bis zu drei Anfragen pro Monat eine Notiz beilegen (LinkedIn-Hilfe, Einladungen zum Vernetzen persönlich gestalten, abgerufen am 8. Oktober 2026). Ob du überhaupt eine Notiz schickst, klärt LinkedIn vernetzen: mit oder ohne Nachricht.

2. Opener nach der Annahme. Eine echte Frage, die nur diese Person beantworten kann.

Danke fürs Vernetzen, Markus. Eine Frage aus Neugier: Wer führt die neue Niederlassung im Alltag, du selbst oder jemand aus dem Team?

3. Follow-up ohne Antwort. Kein „Haben Sie meine Nachricht gesehen?“, sondern eine Beobachtung, die zum Antworten einlädt.

Markus, kurz nachgehakt. Viele Geschäftsführer merken beim zweiten Standort, dass sie plötzlich an zwei Orten erreichbar sein müssen. Ist das bei dir auch so, oder läuft es rund?

4. Qualifizieren nach der Antwort. Erst fragen, dann einen Termin vorschlagen. Zwei Fragen reichen.

Das höre ich oft. Darf ich zwei Fragen stellen, damit ich nicht ins Blaue rede? Wie viele Führungskräfte hast du heute unter dir, und gibt es schon jemanden, der die Niederlassung übernehmen soll?

5. Termin mit Übergabe. Thema, Dauer, zwei Zeiten und der Name der Person, die im Gespräch sitzt.

Danke, das ist ein klares Bild. Lass uns 20 Minuten per Video sprechen. Dabei ist Julia Sommer aus meinem Team, sie hat genau solche Übergaben schon oft begleitet. Dienstag 10 Uhr oder Donnerstag 16 Uhr? Ich schicke dir dann die Einladung.

Nachricht 1 bis 3 sind bei jedem Kontakt ähnlich und können in einer Sequenz laufen. Nachricht 4 und 5 schreibst du von Hand, weil sie auf eine Antwort reagieren. Bestätigung, Verschiebung und Erinnerung als fertige Muster stehen in Terminanfrage: Muster für E-Mail und LinkedIn.

No-Shows vermeiden

Ein Termin im Kalender ist noch kein Gespräch. Wer als Setter nach gesetzten Terminen bezahlt wird, merkt das als Letzter. Wer verkauft, merkt es sofort. Sechs Regeln, mit denen weniger Termine platzen:

1. Termin nah legen. Ein Gespräch in drei Tagen ist im Kopf noch frisch. Eins in drei Wochen ist bis dahin eine fremde Zeile im Kalender.
2. Schriftlich bestätigen. Datum, Uhrzeit, Dauer, Ziel und Link in einer Nachricht. Muster E-Mail 6 in den Mustern für die Terminanfrage passt dafür.
3. Kalendereinladung schicken. Frag im Chat nach der E-Mail-Adresse, damit der Termin im Kalender deines Kontakts steht und nicht nur in deinem. Manche fragen gleich nach der Telefonnummer, warum, steht in Warum viele LinkedIn-Termine scheitern.
4. Sagen, wer kommt. Führt jemand anderes das Gespräch, nenn den Namen schon im Chat. Sonst fragt sich dein Kontakt, mit wem er da eigentlich redet.
5. Am Vortag erinnern, mit einer Frage. Zum Beispiel: „Morgen um 10 Uhr steht unser Gespräch. Gibt es etwas, das ich mir vorher anschauen soll?“ Eine Frage bekommt eher eine Antwort als ein reiner Hinweis, und die Antwort ist deine Bestätigung. Weitere Formulierungen stehen in den Follow-up-Vorlagen unter „Erinnerung an einen Termin“.
6. Nicht erschienen? Am selben Tag nachfassen. Freundlich, ohne Vorwurf, mit zwei neuen Zeiten: „Schade, dass es heute nicht geklappt hat. Passt dir Mittwoch 9 Uhr oder Freitag 14 Uhr besser?“

Die Erinnerungen schreibst du selbst, denn die automatischen Follow-ups der Sequenz haben mit der ersten Antwort gestoppt. Im Smart Chat legst du dir dafür Kategorien an, etwa „Termin steht“ und „nicht erschienen“. So siehst du morgens, wen du heute erinnern musst. Wie das Gespräch selbst läuft, wenn alle da sind, zeigt Erstgespräch (Discovery Call).

Recruiting und Bewerbung: Termine mit Kandidaten und Hiring Managern

Recruiting: Im Recruiting heißt der Setter Sourcer. Er spricht Kandidatinnen an und setzt das Kennenlerngespräch für Recruiter oder Hiring Manager. Mit eigener Recruiter-Lizenz macht CompLeadly eine Recruiter-Suche, eine Pipeline oder eine gespeicherte Suche zur Zielgruppe. Vernetzung, Opener und Follow-ups laufen, bis die Kandidatin antwortet. Das Gespräch über den Wechsel führst du selbst. Formulierungen für jede Phase stehen in LinkedIn-Recruiting-Nachrichten, den Ablauf zeigt die Seite für Recruiter.

Bewerbung: Viele suchen auf LinkedIn eine Stelle als Appointment Setter. Die beste Bewerbung dafür ist eine Arbeitsprobe: Setz dir selbst Termine bei den Firmen, für die du arbeiten willst. Eine Personensuche nach Vertriebsleitungen und Gründern deiner Wunschfirmen wird zur Zielgruppe. Profilbesuch, Vernetzung, Opener und Follow-up laufen schon in der kostenlosen Version mit ihren Tageslimits. Für zwanzig Wunschfirmen reicht das. Was du dabei vermeiden solltest, steht in LinkedIn-Fehler bei der Jobsuche.