Eine Sales Pipeline ist die Liste aller offenen Verkaufschancen, sortiert nach der Stufe, auf der sie gerade stehen, von der ersten Ansprache bis zum Abschluss. Du brauchst dafür kein teures Tool: sechs bis neun Stufen mit klaren Ein- und Austrittskriterien, vier Kennzahlen und eine Tabelle, die du jede Woche pflegst.
Dieser Beitrag liefert dir alle drei Teile, dazu eine Vorlage zum Kopieren und die Frühphase, wie sie auf LinkedIn tatsächlich abläuft. Stand: 28. September 2026.
Sales Pipeline, Funnel, Forecast: drei Begriffe, drei Fragen
Die drei Wörter werden oft vermischt. Sie beantworten aber unterschiedliche Fragen, und wer sie trennt, trifft bessere Entscheidungen.
Begriff | Frage | Blickwinkel | Beispiel |
|---|---|---|---|
Sales Pipeline | Welche Deals sind offen und was ist der nächste Schritt? | Der einzelne Deal, heute | „Beispiel GmbH steht auf Angebot, Rückruf am Donnerstag.“ |
Funnel | Wie viele fallen zwischen zwei Stufen heraus? | Die Menge, über einen Zeitraum | „Von 70 neuen Kontakten haben 14 geantwortet.“ |
Forecast | Wie viel Umsatz kommt voraussichtlich bis Monatsende? | Die Zukunft, in Euro | „Gewichtet erwarten wir 5.800 € im Oktober.“ |
Die Pipeline ist die Arbeitsliste, der Funnel die Auswertung derselben Daten, der Forecast die Hochrechnung daraus. Alles drei entsteht aus einer sauber geführten Pipeline. Umgekehrt klappt das nicht: Ohne gepflegte Stufen ist jeder Forecast geraten.
Was überhaupt als Lead zählt und wann aus einem Kontakt ein qualifizierter Lead wird, klärt der Beitrag Was ist ein Lead?. Die Pipeline setzt genau dort an.
Die Stufen einer B2B-Pipeline mit Ein- und Austrittskriterien
Eine Stufe ist nur dann nützlich, wenn jeder im Team gleich entscheidet, ob ein Deal drinsteht. Deshalb bekommt jede Stufe ein prüfbares Eintrittskriterium. Das Austrittskriterium ist immer der Eintritt in die nächste Stufe oder die Entscheidung „verloren“.
Stufe | Eintritt, wenn … | Typische Aktion | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
1. Zielgruppe | Person und Firma passen zu deinem Ideal-Kundenprofil | Profil prüfen, in die Liste aufnehmen | Vertrieb bzw. SDR |
2. Kontaktiert | Erste Ansprache ist raus (Vernetzung, InMail, E-Mail, Anruf) | Auf Annahme oder Antwort warten | Vertrieb bzw. SDR |
3. Im Gespräch | Die Person hat geantwortet | Bedarf erfragen, Rückfragen stellen | Vertrieb bzw. SDR |
4. Qualifiziert | Bedarf, Zuständigkeit und grober Zeitrahmen sind bestätigt | Termin vorschlagen | Vertrieb bzw. SDR |
5. Termin | Ein Termin steht im Kalender beider Seiten | Gespräch vorbereiten, Agenda schicken | Account Executive |
6. Angebot | Ein schriftliches Angebot mit Preis liegt beim Kunden | Rückfragen klären, Entscheider einbinden | Account Executive |
7. Verhandlung | Der Kunde verhandelt Konditionen, nicht mehr das Ob | Konditionen, Vertrag, Start klären | Account Executive, ggf. Geschäftsführung |
8a. Gewonnen | Vertrag oder Auftrag ist unterschrieben | Übergabe an Onboarding bzw. Projekt | Account Executive |
8b. Verloren | Absage oder keine Reaktion nach der letzten vereinbarten Nachfass-Aktion | Grund notieren, Deal schließen | Wer den Deal zuletzt hatte |
Die Rollen sind ein Beispiel für ein Team mit getrennter Erstansprache und Abschluss. Arbeitest du allein, steht in jeder Zeile dein Name. Wichtiger als die Rolle ist, dass jede Zeile genau einen Namen trägt.
Zwei Regeln halten die Stufen sauber. Erstens: Ein Deal springt nie rückwärts. Wird aus einem Angebot doch wieder ein offenes Gespräch, bleibt er auf Angebot, und die nächste Aktion beschreibt, was fehlt. Zweitens: „Verloren“ ist eine Stufe, kein Makel. Ein ehrlich geschlossener Deal verbessert deine Zahlen mehr als zehn, die seit Wochen auf „im Gespräch“ stehen.
Die Frühphase auf LinkedIn: sechs Stufen bis zum Termin
Wer über LinkedIn akquiriert, hat vor dem ersten Termin mehr Zwischenschritte als im klassischen Modell. Für diesen Abschnitt lohnt sich eine feinere Einteilung, weil hier die meisten Kontakte verloren gehen und du sonst nicht siehst, wo.
- Zielgruppe: Die Person steht auf deiner Liste, gebaut aus einer LinkedIn-Personensuche oder einer Sales-Navigator-Suche.
- Besucht: Du hast das Profil angesehen. Das ist dein Moment, um den Aufhänger für die erste Nachricht zu finden.
- Vernetzt: Die Kontaktanfrage wurde angenommen. Ob du sie mit oder ohne Notiz schickst, besprechen wir in LinkedIn vernetzen: mit oder ohne Nachricht.
- Gespräch: Die Person hat auf deinen Opener oder ein Follow-up geantwortet.
- Qualifiziert: Im Chat hat sich bestätigt, dass Bedarf besteht und du mit der richtigen Person sprichst.
- Termin: Ihr habt einen Gesprächstermin vereinbart. Wie du im Chat vom Interesse zum Termin kommst, steht in Warum viele LinkedIn-Termine scheitern und wie du sie trotzdem bekommst.
Ab dem Termin gehst du in die normale Pipeline über (Stufe 5 in der Tabelle oben). Die Stufen 1 bis 5 der Tabelle fächerst du bei LinkedIn-Akquise also in diese sechs Schritte auf. In deiner Vorlage kannst du beide Varianten führen: grob für den Überblick, fein für die Analyse der Frühphase.
Kennzahlen: was du messen solltest und wie du rechnest
Vier Kennzahlen reichen für die meisten Teams. Mehr misst man gern, liest man aber selten.
1. Anzahl je Stufe
Wie viele Deals stehen heute auf jeder Stufe? Das ist ein Blick auf den Moment und zeigt Staus: 40 Kontakte im Gespräch, aber nur zwei qualifiziert, heißt meist, dass niemand die Qualifizierungsfrage stellt.
2. Konversionsrate von Stufe zu Stufe
Formel: Konversion (Stufe A → B) = Anzahl, die B erreicht haben ÷ Anzahl, die A erreicht haben × 100.
Rechne sie immer für eine Kohorte, also für alle Kontakte, die im selben Zeitraum in Stufe A gestartet sind. Sonst vergleichst du Deals aus verschiedenen Monaten miteinander.
3. Durchlaufzeit
Formel: Durchlaufzeit einer Stufe = Datum Eintritt nächste Stufe − Datum Eintritt diese Stufe, gemittelt über alle Deals, die die Stufe verlassen haben.
Die Summe über alle Stufen ist deine Zykluslänge vom Erstkontakt bis zum Abschluss. Sie sagt dir, wie weit du vorausplanen musst: Ist sie lang, entscheidet die Akquise von heute über den Umsatz in einigen Monaten.
4. Gewichteter Pipeline-Wert
Formel: Gewichteter Pipeline-Wert = Summe über alle offenen Deals von (Deal-Wert × Abschlusswahrscheinlichkeit).
Die Wahrscheinlichkeit hängt an der Stufe. Die Werte legst du selbst fest und korrigierst sie, sobald du genug eigene Abschlüsse hast. Allgemeingültige Prozentsätze je Stufe gibt es nicht.
Beispielrechnung (fiktive Zahlen)
Die folgenden Zahlen sind ausgedacht und dienen nur dazu, die Formeln durchzurechnen. Sie sind keine Richtwerte.
Stufe | Anzahl im Monat | Konversion zur nächsten Stufe |
|---|---|---|
Kontaktiert (Vernetzungsanfrage) | 200 | 70 ÷ 200 = 35 % |
Vernetzt | 70 | 14 ÷ 70 = 20 % |
Gespräch | 14 | 6 ÷ 14 ≈ 43 % |
Qualifiziert | 6 | 3 ÷ 6 = 50 % |
Termin | 3 | – |
Aus den drei Terminen sind drei offene Deals entstanden. Mit den selbst gesetzten Wahrscheinlichkeiten ergibt sich:
- Deal A, Stufe Termin: 4.000 € × 20 % = 800 €
- Deal B, Stufe Angebot: 6.000 € × 50 % = 3.000 €
- Deal C, Stufe Verhandlung: 2.500 € × 80 % = 2.000 €
Ungewichtet stehen 12.500 € in der Pipeline, gewichtet 5.800 €. Planen solltest du mit der zweiten Zahl. Die erste zeigt nur, was maximal möglich ist.
Aus den Konversionsraten lässt sich auch rückwärts rechnen. Brauchst du in diesem fiktiven Beispiel sechs Termine statt drei, musst du bei gleichen Quoten etwa doppelt so viele Kontakte ansprechen oder eine der Quoten verbessern. Die Antwortquote nach der Vernetzung kannst du am direktesten beeinflussen, weil du die Nachrichten selbst schreibst.
Die Sales-Pipeline-Vorlage zum Kopieren
Die Vorlage hat neun Spalten. Jede Zeile ist ein Deal bzw. ein Kontakt. Sie passt in Google Sheets, Excel oder Numbers, und die Spalten lassen sich eins zu eins als Felder in ein CRM übernehmen.
Lead | Firma | Stufe | Quelle | Letzte Aktion | Nächste Aktion | Datum | Wert (€) | Wahrscheinlichkeit |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Jana M. | Beispiel GmbH | Gespräch | LinkedIn, Personensuche | Hat auf Opener geantwortet | Qualifizierungsfrage stellen | 02.10.2026 | 4.000 | 10 % |
Tom K. | Muster AG | Angebot | LinkedIn, Sales Navigator | Angebot per E-Mail geschickt | Rückfragen telefonisch klären | 30.09.2026 | 6.000 | 50 % |
Lea S. | Demo KG | Verhandlung | Empfehlung | Vertragsentwurf gesendet | Freigabe abfragen | 01.10.2026 | 2.500 | 80 % |
Die Namen und Firmen sind erfunden. Die Kopfzeile zum Kopieren, mit Semikolon getrennt (in Sheets oder Excel einfügen und über „Text in Spalten“ am Semikolon trennen):
Lead;Firma;Stufe;Quelle;Letzte Aktion;Nächste Aktion;Datum;Wert;Wahrscheinlichkeit
So nutzt du sie:
- Datum ist das Datum der nächsten Aktion, nicht der letzten. Sortierst du danach, hast du jeden Morgen deine Aufgabenliste.
- Stufe nur aus einer festen Auswahl (Dropdown bzw. Datenüberprüfung), sonst hast du nach drei Wochen „Gespräch“, „im Gespräch“ und „Gespr.“ nebeneinander.
- Wahrscheinlichkeit ergibt sich aus der Stufe. Setz sie nicht pro Deal nach Bauchgefühl.
- Gewichteter Wert: Leg eine zehnte Spalte an (J) mit =H2*I2 und summiere sie mit =SUMME(J2:J500).
- Anzahl je Stufe: =ZÄHLENWENN(C:C;"Angebot") zählt alle Deals auf der Stufe Angebot.
Die Formeln gelten für deutschsprachige Einstellungen. In englischen Einstellungen heißen sie SUM und COUNTIF, und das Trennzeichen ist ein Komma.
Pipeline-Hygiene: die wöchentliche Pflege
Eine Pipeline, die niemand pflegt, wird nach vier Wochen zur Wunschliste. Die Pflege dauert mit einer festen Routine selten länger als eine halbe Stunde pro Woche.
Wöchentliche Review
Einmal pro Woche, immer am selben Tag, gehst du jede offene Zeile durch und beantwortest drei Fragen: Stimmt die Stufe noch? Gibt es eine nächste Aktion mit Datum? Ist das Datum in der Vergangenheit? Jede Zeile ohne nächste Aktion bekommt heute eine oder wird geschlossen.
Tote Deals raus
Leg für jede Stufe eine maximale Verweildauer fest, zum Beispiel aus deinem Durchschnitt plus einen Puffer. Wer darüber liegt und auf die letzte vereinbarte Nachfass-Aktion nicht reagiert hat, wandert auf „Verloren“, mit Grund. Das fühlt sich an wie Umsatz aufgeben. In Wahrheit wird nur dein Forecast ehrlich.
Follow-up-Regeln
Leg vorher fest, wie oft du nachfasst und in welchem Abstand, und halte dich daran. Unsere Empfehlung für LinkedIn: höchstens ein bis zwei Erinnerungen nach einer unbeantworteten Nachricht, danach ist Schluss. Formulierungen für jede Situation findest du in Follow-up E-Mail und LinkedIn-Nachricht: 15 Vorlagen mit Timing.
Hallo Jana, kurze Erinnerung an meine Frage von letzter Woche. Wenn das Thema gerade nicht passt, ist das völlig in Ordnung. Sag einfach Bescheid, dann melde ich mich nicht mehr dazu.
Eine Antwort wie „gerade nicht“ ist übrigens ein Ergebnis. Trag sie ein, schließ den Deal und setz dir, wenn es passt, eine neue Aktion in einigen Monaten.
So hilft CompLeadly dabei
CompLeadly übernimmt die Frühphase der Pipeline auf LinkedIn und liefert dir die Zahlen dafür. Die Pipeline selbst führst du in deiner Tabelle oder deinem CRM.
- Zielgruppe als Liste: Du baust die Zielgruppe in CompLeadly aus einer LinkedIn-Personensuche, einer Sales-Navigator-Suche oder, mit Recruiter-Zugang, aus Recruiter-Suchen. Listen kannst du auch importieren. Das ist Stufe 1 deiner Pipeline.
- Besuchen, Vernetzen, Opener, Follow-ups: Profilbesuche, Vernetzungsanfragen mit optionaler Nachricht, die erste Nachricht nach der Annahme und Follow-ups laufen automatisiert, mit einem Tageslimit pro Funktion, das du selbst einstellst. Ein Follow-up geht erst raus, wenn deine vorherige Nachricht so viele Tage unbeantwortet ist, wie du festlegst. Hat der Kontakt geantwortet, geht kein weiteres Follow-up raus. Damit setzt CompLeadly deine Follow-up-Regel aus der Pipeline-Hygiene um.
- Smart Chat: Antworten laufen in einem Posteingang in CompLeadly zusammen. Jede Antwort dort ist ein Kandidat für die Stufe „Gespräch“.
- InMail-Antwortsammler: Er legt beantwortete, abgelehnte und unbeantwortete InMails jeweils in eigenen Zielgruppen ab. Die Ablehnungen trägst du als „Verloren“ ein, die Unbeantworteten sind deine Liste fürs Nachfassen (Anleitung InMail-Antworten sammeln).
- Statistik pro Funktion und Woche: Vernetzungen, Annahmen und Antworten siehst du Woche für Woche. Das sind genau die Werte, die du für die Konversionsraten der Frühphase brauchst (Nutzung der Statistikfunktion).
- Netzwerk-Export: Mit dem Netzwerk-Export holst du deine Kontakte aus LinkedIn und übernimmst sie in deine Pipeline-Tabelle (Anleitung Netzwerk-Export).
Für die Prognose gibt es den kostenlosen Kampagnen-Rechner. Du gibst Kontakte pro Woche, Annahme-, Antwort- und Terminquote sowie den durchschnittlichen Potenzialwert pro Termin ein. Der Rechner rechnet das auf einen Monat mit vier Wochen hoch und zeigt Annahmen, Antworten, Termine und den Pipeline-Wert (Termine × Potenzialwert). Setz dort deine eigenen Quoten aus der Statistik ein, nicht die Voreinstellungen. Dann weißt du, wie viele Kontakte pro Woche deine Pipeline braucht. Wer sein Ideal-Kundenprofil noch schärfen will, bevor er die Zielgruppe baut, nutzt den ICP-Generator.
Wie das im Team aussieht, zeigt die Seite für Vertriebsteams.
Nach dem 10-tägigen Test mit allen Funktionen kannst du CompLeadly kostenlos weiter nutzen, dann mit den Basis-Funktionen mit Tageslimit, z. B. 2 Vernetzungsanfragen, 1 Opener und 1 Follow-up pro Tag, jeden Schritt einzeln gestartet; ganze Workflows gibt es ab Basic. Alle Tarife findest du auf der Preisseite.
Pipeline im Recruiting und bei der Jobsuche
Die Logik funktioniert genauso, wenn du Menschen für eine Stelle suchst oder selbst eine Stelle. Nur die Stufen heißen anders.
Im Recruiting sieht die Kandidaten-Pipeline so aus: Zielgruppe → vernetzt → im Gespräch → interessiert → Interview → Angebot → Zusage. Die Kennzahlen bleiben dieselben: Anzahl je Stufe, Konversion, Durchlaufzeit. Statt eines Deal-Werts zählst du offene Stellen. In CompLeadly baust du die Zielgruppe aus einer LinkedIn-Personensuche, einer Sales-Navigator-Suche oder, mit Recruiter-Zugang, aus Recruiter-Suchen, vernetzt dich, eröffnest das Gespräch per Opener und fasst mit Follow-ups nach. Antworten sammelt der Smart Chat. Mehr dazu auf der Seite für Recruiter und in LinkedIn-Recruiting-Nachrichten: 10 Vorlagen für jede Phase.
Als Jobsuchende:r führst du deine eigene Bewerbungs-Pipeline: Wunscharbeitgeber → Ansprechpartner gefunden (Recruiter, Hiring Manager, künftige Kolleg:innen) → vernetzt → im Gespräch → beworben → Interview → Angebot. Die Vorlage oben funktioniert dafür unverändert; in „Firma“ steht der Arbeitgeber, „Wert“ lässt du leer. In CompLeadly baust du die Zielgruppe aus der Personensuche, vernetzt dich und schickst eine kurze erste Nachricht und ein Follow-up. Die Tageslimits des kostenlosen Tarifs gelten auch hier. Welche Fehler du dabei vermeiden solltest, steht in Fehler bei der Jobsuche auf LinkedIn vermeiden.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Sales Pipeline und Sales Funnel?
Die Pipeline zeigt jeden offenen Deal und seinen nächsten Schritt. Der Funnel zeigt, wie viele Kontakte zwischen zwei Stufen über einen Zeitraum herausfallen. Beides kommt aus denselben Daten.
Wie viele Stufen sollte eine Vertriebspipeline haben?
So viele, wie du mit einem prüfbaren Kriterium trennen kannst. Für die meisten B2B-Teams sind das sechs bis neun Stufen. Bei Akquise über LinkedIn lohnt es sich, die Frühphase bis zum Termin feiner aufzuteilen.
Welche Abschlusswahrscheinlichkeit gehört zu welcher Stufe?
Das legst du selbst fest. Starte mit einer Schätzung und ersetze sie durch deine eigenen Quoten, sobald genug Deals abgeschlossen oder verloren sind.
Reicht eine Tabelle oder brauche ich ein CRM?
Für den Anfang reicht die Vorlage in Sheets oder Excel. Ein CRM lohnt sich, wenn mehrere Personen gleichzeitig an denselben Deals arbeiten. Die Spalten der Vorlage kannst du dann direkt als Felder übernehmen.
Wie oft sollte ich die Pipeline pflegen?
Einmal pro Woche als feste Review, dazu täglich die Zeilen, deren Datum heute fällig ist. Jeder offene Deal braucht eine nächste Aktion mit Datum.
