Eine Cold Email ist eine geschäftliche E-Mail an jemanden, der dich noch nicht kennt. Sie funktioniert, wenn sie an eine Person geht, für deren Arbeit dein Thema wirklich relevant ist, in den ersten zwei Sätzen einen konkreten Bezug herstellt und mit einer kleinen Frage endet. Hier stehen Empfängerauswahl, Aufbau in 5 Teilen, 8 Vorlagen und der Follow-up-Rhythmus. Stand: Oktober 2026.
Dieser Beitrag bleibt beim Kanal E-Mail. Den Überblick über Kaltakquise per Telefon, E-Mail und LinkedIn findest du in Kaltakquise im B2B.
Was ist eine Cold Email?
„Cold“ beschreibt die Beziehung, nicht den Ton. Du schreibst an eine Person, mit der es noch keinen Austausch gab und die deine Nachricht nicht erwartet. Davon zu unterscheiden sind zwei andere Arten von E-Mail:
- Newsletter und Kampagnen: gehen an Menschen, die sich dafür angemeldet haben. Gleicher Text für alle, Versand über ein Newsletter-Tool.
- Warme E-Mails: gehen an Menschen, mit denen du schon gesprochen hast, auf einer Messe, am Telefon oder in einem LinkedIn-Chat. Sie erwarten dich.
Die Cold Email liegt dazwischen. Sie ist eine Eins-zu-eins-Nachricht von einer echten Person an eine echte Person, auch wenn du sie an mehrere Empfänger mit ähnlichem Profil schickst. Dieser Beitrag behandelt die Cold Email im B2B: Du schreibst Menschen in ihrer beruflichen Rolle an, an ihre geschäftliche Adresse, zu einem Thema, das mit ihrer Aufgabe zu tun hat. Für Privatpersonen ist die Kalt-E-Mail der falsche Kanal, um sie geht es hier nicht.
Wen du anschreibst und woher die Adresse kommt
Viele Kalt-E-Mails scheitern vor dem ersten Wort: Sie gehen an die falsche Person. Eine Liste mit tausend Adressen bringt dir nichts, wenn bei neunhundert davon kein Bezug zu deinem Angebot besteht. Arbeite deshalb in drei Schritten.
1. Geschäftlicher Bezug vor Menge
Schreib nur an Personen, deren Rolle zu deinem Thema passt. Wer Software für Lagerlogistik verkauft, schreibt an die Leitung Logistik, nicht an das Sammelpostfach info@. Frag dich vor jeder Adresse: Würde diese Person sagen, dass mein Thema zu ihrem Job gehört? Wenn du zögerst, lass sie weg.
2. Eine Quelle, die du nennen kannst
Gute Quellen sind die, die du im ersten Satz offen sagen kannst: die Website des Unternehmens, eine Visitenkarte von der Messe, ein Vortrag, eine Empfehlung, ein Fachartikel mit Kontaktangabe. Nenn die Quelle in der Mail („Ihre Adresse habe ich aus Ihrem Vortrag auf der [Veranstaltung]“). Das beantwortet die erste Frage, die sich jeder stellt, und macht dich als Absender nachvollziehbar. Gekaufte Adresslisten erfüllen das nicht: Du weißt nicht, wer dahintersteht, und hast keinen Anlass, den du nennen könntest.
3. Sparsam mit Daten, ehrlich bei der Abmeldung
Speichere nur, was du für die Ansprache brauchst: Name, Rolle, Firma, Adresse, Quelle und das Datum deiner Mails. In jede Mail gehört ein einfacher Satz, mit dem der Empfänger weitere Nachrichten abbestellen kann, etwa „Wenn ich mich nicht mehr melden soll, antworten Sie kurz mit Nein.“ Wer so antwortet, kommt auf deine Ausschlussliste und bekommt nie wieder Post von dir, auch nicht aus der nächsten Kampagne.
Zustellbarkeit: was Google von Absendern verlangt
Ein Teil der Arbeit ist technisch. Google verlangt laut seinen Richtlinien für E-Mail-Absender von allen Absendern an Gmail-Konten eine Authentifizierung per SPF oder DKIM und eine Spamrate unter 0,3 Prozent, empfohlen sind unter 0,1 Prozent. Wer mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail-Konten schickt, muss für Marketing-Mails zusätzlich eine Abmeldung mit einem Klick anbieten. Quelle: Google: Email sender guidelines, abgerufen am 3. Oktober 2026. Für Kalt-E-Mails heißt das: eigene, sauber eingerichtete Domain, kleine Mengen, und jede Beschwerde ernst nehmen.
Aufbau einer Kalt-E-Mail in 5 Teilen
Eine gute Kalt-E-Mail ist kurz genug, um sie auf dem Handy ohne Scrollen zu lesen. Sie besteht aus fünf Teilen, und jeder hat genau eine Aufgabe.
Teil | Aufgabe | Richtwert |
|---|---|---|
| neugierig machen, ohne zu verkaufen | 2 bis 6 Wörter |
| Bezug zur Person und Quelle der Adresse | 1 bis 2 Sätze |
| ein Problem oder eine Chance, die die Person kennt | 1 bis 2 Sätze |
| was du machst, belegt mit einem Beispiel | 1 bis 2 Sätze |
| eine kleine, leicht zu beantwortende Frage | 1 Satz |
Die Richtwerte sind Erfahrungswerte. Darunter folgt die Signatur mit vollem Namen, Firma und Telefonnummer, dazu der Satz zur Abmeldung. Bilder, Anhänge und mehrere Links lässt du weg, ein einzelner Link zur Website in der Signatur genügt.
Beispiel mit Beschriftung
[Betreff] Ihr neues Lager in Erfurt
[Einstieg] Guten Tag Frau Becker, in der Pressemitteilung zu Ihrem neuen Standort in Erfurt habe ich gelesen, dass Sie dort ab März im Zweischichtbetrieb starten.
[Beobachtung] Bei neuen Standorten sehen wir oft, dass die Kommissionierung in den ersten Monaten an der Einarbeitung hängt, nicht an der Technik.
[Angebot mit Nachweis] Wir haben für einen Lebensmittellogistiker in Kassel die Einarbeitung neuer Teams mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen am Scanner verkürzt.
[Frage] Ist die Einarbeitung in Erfurt bei Ihnen schon geplant, oder wäre ein Vergleich interessant?
[Abmeldung] Wenn das Thema nicht zu Ihnen gehört, antworten Sie kurz mit Nein, dann melde ich mich nicht wieder.
Die Firmen und Zahlen im Beispiel sind erfunden. Den Betreff zu formulieren ist ein eigenes Handwerk, 40 Beispiele stehen im Beitrag Betreffzeile schreiben.
8 Vorlagen für die Kaltakquise per E-Mail
Die Vorlagen stehen in der Sie-Form, wie im deutschsprachigen B2B üblich. Alles in eckigen Klammern ersetzt du. Jede Vorlage endet mit einer Frage und dem Satz zur Abmeldung, den du nicht weglassen solltest.
Vorlage 1: Konkreter Anlass beim Unternehmen
Betreff: [Anlass in drei Wörtern]
Guten Tag [Anrede] [Nachname], ich habe auf [Quelle] gelesen, dass [Firma] [Anlass: neuer Standort, neues Produkt, Wachstum im Team]. In dieser Phase sehen wir bei [Branche] oft [konkrete Herausforderung]. Wir helfen [Zielgruppe] dabei, [Ergebnis], zuletzt bei [Beispiel]. Ist [Herausforderung] bei Ihnen gerade ein Thema? Wenn nicht, genügt ein kurzes Nein, dann melde ich mich nicht wieder.
Vorlage 2: Bezug auf einen Beitrag oder Vortrag
Betreff: Ihr Vortrag zu [Thema]
Guten Tag [Anrede] [Nachname], Ihren Vortrag auf der [Veranstaltung] habe ich mit Interesse gehört, Ihre Adresse stand auf der letzten Folie. Ihr Punkt zu [Aussage] deckt sich mit dem, was wir bei [Zielgruppe] sehen. Wir haben dazu [Beispiel oder Auswertung]. Darf ich Ihnen die zwei Seiten schicken? Falls nicht, reicht eine kurze Antwort.
Vorlage 3: Empfehlung durch einen gemeinsamen Kontakt
Betreff: Empfehlung von [Name]
Guten Tag [Anrede] [Nachname], [Vorname Nachname] von [Firma] hat mir Ihren Namen und Ihre Adresse gegeben. Er meinte, Sie beschäftigen sich gerade mit [Thema]. Wir haben [Name] bei [Ergebnis] unterstützt. Hätten Sie Interesse an einem kurzen Austausch dazu? Wenn das Thema nicht passt, sagen Sie es mir gern direkt.
Vorlage 4: Vergleichbarer Kunde in derselben Branche
Betreff: [Branche]: [Ergebnis in drei Wörtern]
Guten Tag [Anrede] [Nachname], Ihre Adresse habe ich von Ihrer Teamseite auf [Website]. Wir arbeiten mit mehreren [Branche]-Unternehmen Ihrer Größe, zuletzt mit [Kunde, falls freigegeben], und haben dort [Ergebnis] erreicht. Wie lösen Sie [Aufgabe] heute? Wenn ich mich nicht mehr melden soll, antworten Sie einfach mit Nein.
Vorlage 5: Nach einer Messe ohne Gespräch
Betreff: [Messe]: Ihr Stand zu [Thema]
Guten Tag [Anrede] [Nachname], wir haben uns auf der [Messe] knapp verpasst, ich war an Ihrem Stand, als Sie im Gespräch waren, und habe Ihre Karte mitgenommen. Ihr Thema [Thema] passt zu dem, was wir für [Zielgruppe] machen: [ein Satz]. Lohnt sich ein Telefonat von 15 Minuten in den nächsten Wochen? Falls nicht, reicht ein kurzes Nein.
Vorlage 6: Die richtige Ansprechperson finden
Betreff: Wer ist bei Ihnen für [Thema] zuständig?
Guten Tag [Anrede] [Nachname], Ihren Namen habe ich auf der Website von [Firma] gefunden. Wir helfen Unternehmen wie Ihrem bei [Thema]. Wer bei Ihnen ist dafür zuständig? Ein Name genügt mir, dann melde ich mich direkt dort. Wenn das Thema bei Ihnen nicht vorkommt, genügt ein kurzes Nein.
Vorlage 7: Kooperation oder Partnerschaft
Betreff: Gemeinsame Kunden in [Branche]?
Guten Tag [Anrede] [Nachname], Ihre Adresse habe ich von der Partnerseite auf [Website]. Sie betreuen [Zielgruppe] bei [Leistung], wir bei [eigene Leistung]. Unsere Kunden fragen uns regelmäßig nach [Leistung des Empfängers]. Wäre ein Austausch interessant, ob wir uns gegenseitig empfehlen können? Wenn nicht, sagen Sie es mir gern kurz.
Vorlage 8: Jobsuche, Initiativ-Anfrage an eine Teamleitung
Betreff: Frage zu Ihrem Team [Teamname]
Guten Tag [Anrede] [Nachname], ich habe auf der Karriereseite von [Firma] gelesen, dass Ihr Team [Aufgabe]. Ich arbeite seit [Zeitraum] als [Position] und habe zuletzt [konkretes Ergebnis]. Bevor ich mich bewerbe, würde ich gern verstehen, was Ihr Team im nächsten Jahr vorhat. Hätten Sie 15 Minuten für ein kurzes Gespräch? Wenn nicht, ist das völlig in Ordnung.
Ob deine Mail zu lang ist oder werblich klingt, prüfst du vor dem Versand mit unserem kostenlosen Nachrichten-Check. Er prüft Länge, persönlichen Bezug, eine offene Frage und werbliche Sprache, lokal in deinem Browser.
Follow-up: wann und wie oft
Auf die erste Kalt-E-Mail antworten nach unserer Erfahrung nur wenige, oft wegen des Zeitpunkts und nicht wegen der Mail. Mit zwei bis drei Follow-ups gibst du deiner Nachricht mehrere Chancen, ohne aufdringlich zu werden. Jedes Follow-up bringt etwas Neues mit, statt nur „Haben Sie meine Mail gesehen?“ zu fragen.
Schritt | Zeitpunkt | Inhalt |
|---|---|---|
Erste Mail | Tag 0 | Anlass, Beobachtung, Angebot, Frage |
Follow-up 1 | nach 3 bis 4 Werktagen | kurze Erinnerung mit einem neuen Detail |
Follow-up 2 | etwa eine Woche später | ein Beispiel, eine Zahl oder eine Unterlage |
Abschluss | etwa zwei Wochen später | freundliches Ende, Tür offen lassen |
Die Abstände sind Erfahrungswerte. Sobald jemand antwortet, auch mit Nein, endet die Folge für diese Person. Antworte im selben Verlauf, damit dein Gegenüber den Zusammenhang sieht.
Follow-up 1: Kurz mit neuem Detail
Guten Tag [Anrede] [Nachname], ich hänge mich kurz an meine Mail von letzter Woche. Ein Detail hatte ich vergessen: [neue Information, etwa ein Ergebnis oder ein Termin]. Ist [Thema] bei Ihnen gerade aktuell?
Follow-up 2: Mit Beispiel oder Unterlage
Guten Tag [Anrede] [Nachname], falls [Thema] bei Ihnen auf der Liste steht: Wir haben für [vergleichbares Unternehmen] zusammengefasst, wie [Ergebnis] zustande kam. Soll ich Ihnen die Zusammenfassung schicken? Ein Ja oder Nein genügt.
Abschluss: Tür offen lassen
Guten Tag [Anrede] [Nachname], ich will Ihr Postfach nicht weiter füllen, deshalb ist das meine letzte Nachricht zu [Thema]. Wenn es später passt, antworten Sie einfach auf diese Mail. Viel Erfolg mit [Anlass]!
Mehr Formulierungen für Erinnerungen und Nachfass-Nachrichten stehen in den Follow-up-Vorlagen.
Wann LinkedIn der bessere Erstkontakt ist
Die Kalt-E-Mail hat einen eingebauten Nachteil: Dein Gegenüber kann nicht sehen, wer du bist, bevor es liest. Auf LinkedIn ist das anders. Beide Seiten sehen Profil, Werdegang und gemeinsame Kontakte, und mit der angenommenen Vernetzungsanfrage sagt dein Gegenüber selbst Ja zum Kontakt.
Situation | Besserer Erstkontakt |
|---|---|
Du hast eine geschäftliche Adresse aus einer Quelle, die du nennen kannst, und einen klaren Anlass | |
Die Person ist auf LinkedIn aktiv, du findest Beiträge oder einen Positionswechsel | |
Du kennst nur Name, Rolle und Firma, aber keine Adresse | |
Dein Thema braucht eine Unterlage oder eine Rechnung | E-Mail, oder LinkedIn mit Wechsel zur E-Mail nach Zustimmung |
Recruiting und Jobsuche | meist LinkedIn, weil Werdegänge dort sichtbar sind |
Beide Kanäle schließen sich nicht aus. Wie du nach einem Gespräch auf LinkedIn sauber in die E-Mail wechselst, zeigt LinkedIn und E-Mail kombinieren.
Vertrieb, Recruiting und Jobsuche: so hilft CompLeadly
CompLeadly ist eine Desktop-App, die auf deinem eigenen Rechner läuft. Für beide Kanäle übernimmt sie das Timing, den Text schreibst du.
- Vertrieb per E-Mail: Die Funktion „Automatische E-Mail“ verschickt E-Mails an eine Zielgruppe, die du als Excel-Liste importierst, über deinen eigenen SMTP-Server und deine eigene Absenderadresse. Du legst fest, wie viele E-Mails pro Tag und pro Minute rausgehen, und kannst jede Mail als stille Kopie an dein CRM schicken. Die Funktion ist im Paket Premium enthalten.
- Vertrieb über LinkedIn: Eine Personensuche oder Sales-Navigator-Suche wird zur Zielgruppe. CompLeadly vernetzt, schickt nach der Annahme einen Opener und fasst mit Follow-ups nach, die stoppen, sobald der Kontakt antwortet.
- Recruiting: Mit eigener Recruiter-Lizenz werden Recruiter-Lite-Suchen, Pipelines oder gespeicherte Suchen zur Zielgruppe, ab Basic mit einem Workflow pro Stelle aus Profilbesuch, Vernetzung und Follow-ups.
- Bewerber und Jobsuchende: Eine Personensuche nach Teamleitungen bei deinen Wunscharbeitgebern wird zur Zielgruppe. Profilbesuch, Vernetzung mit Notiz, Opener und Follow-up laufen schon in der kostenlosen Version, mit Tageslimits von zum Beispiel 2 Vernetzungsanfragen und 1 Follow-up pro Tag.
Du startest mit einem 10-tägigen Test mit allen Funktionen. Danach wechselt dein Zugang automatisch in die kostenlose Version mit Basis-Funktionen und Tageslimit. Pakete und Preise stehen auf der Preisseite.
Häufige Fragen: Kaltakquise per E-Mail
Was ist eine Cold Email?
Eine Cold Email ist eine geschäftliche E-Mail an eine Person, die dich noch nicht kennt und deine Nachricht nicht erwartet. Anders als ein Newsletter ist sie eine Eins-zu-eins-Nachricht mit einem Bezug zur Arbeit des Empfängers. Im B2B geht sie an die geschäftliche Adresse einer Person, deren Rolle zu deinem Thema passt.
Wie schreibe ich eine Kalt-E-Mail?
In fünf Teilen: ein kurzer Betreff, ein Einstieg mit Bezug zur Person und der Quelle ihrer Adresse, eine Beobachtung zu ihrer Situation, dein Angebot mit einem Beispiel und eine kleine Frage. Dazu ein Satz, mit dem der Empfänger weitere Mails abbestellen kann. Die ganze Mail sollte auf einen Handy-Bildschirm passen.
Wie oft sollte ich bei einer Kalt-E-Mail nachfassen?
Zwei- bis dreimal: nach drei bis vier Werktagen, etwa eine Woche später und zum Abschluss nach rund zwei weiteren Wochen. Jedes Follow-up bringt ein neues Detail mit. Antwortet die Person, auch mit Nein, endet die Folge. Die Abstände sind Erfahrungswerte.
Wie lang sollte eine Kalt-E-Mail sein?
So kurz, dass sie ohne Scrollen auf einem Handy lesbar ist. Als Richtwert dienen fünf bis acht Sätze ohne Bilder und Anhänge, mit höchstens einem Link in der Signatur. Alles Weitere gehört in das Gespräch, das du mit der Frage am Ende anstoßen willst.
Was gehört in den Betreff einer Kalt-E-Mail?
Ein konkreter Bezug in zwei bis sechs Wörtern: der Anlass, ein Vortrag, eine Empfehlung oder das Thema der Person. Ein Betreff, der nach Werbung klingt, wirkt wie Massenpost. Weitere Beispiele stehen im Beitrag zur Betreffzeile.
