E-Mail beenden: Grußformeln für Geschäfts- und Akquise-Mails

Kurz gesagt: Eine geschäftliche E-Mail endet mit einem Schlusssatz, einer Grußformel, deinem Namen und der Signatur. Die sichere Wahl ist „Mit freundlichen Grüßen“, moderner wirkt „Freundliche Grüße“ oder „Viele Grüße“. Die Grußformel steht ohne Komma, und sie passt zur Anrede am Anfang. Die Tabelle zeigt, welche Formel wann passt.

Die Grußformeln sind Vorlagen für deine E-Mails an Kunden, Kandidaten oder Arbeitgeber. Deshalb stehen die Beispielsätze in der Sie-Form, wo die Geschäftsmail das verlangt. Stand: Oktober 2026.

Welcher Satz vor der Grußformel steht, also die Bitte um Antwort oder der Dank, ist ein eigenes Thema. Dafür gibt es 20 Formulierungen im Beitrag „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“: 20 Alternativen für deine E-Mails. Hier geht es um das, was danach kommt.

Die vier Teile am Ende einer E-Mail

Wer eine E-Mail beendet, schreibt nicht nur „Grüße“ darunter. Der Schluss hat vier Teile, und jeder hat eine eigene Aufgabe:

1. Der Schlusssatz sagt, was als Nächstes passiert. Eine Frage, ein Termin, ein Dank. Er ist der wichtigste Satz der Mail nach dem Betreff.
2. Die Grußformel setzt den Ton. Sie verrät, wie nah du dem Empfänger stehst oder stehen willst.
3. Der Name steht in einer eigenen Zeile. Vorname und Nachname beim Erstkontakt, nur der Vorname, wenn ihr euch duzt.
4. Die Signatur liefert Funktion, Firma und Kontaktdaten. Sie ist der Teil, den man später sucht, wenn man dich anrufen will.

Ein Beispiel für den kompletten Schluss einer Geschäftsmail:

Passt Ihnen ein kurzes Telefonat am Donnerstag um 10 Uhr?

Mit freundlichen Grüßen

Anna Berger

Anna Berger
Vertriebsleitung, Beispiel GmbH
Telefon 0123 456789

Der Name taucht hier zweimal auf, einmal als Unterschrift unter dem Gruß und einmal in der Signatur. Das ist üblich. Ist deine Signatur so eingerichtet, dass der Name ohnehin direkt unter dem Gruß steht, reicht er einmal.

Grußformeln nach Förmlichkeit

Die Auswahl hängt von zwei Dingen ab: wie gut du den Empfänger kennst und wie die Mail angefangen hat. Der Duden nennt für die Geschäftskorrespondenz „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichem Gruß“ und „Freundliche Grüße“, als förmlichere Variante „Mit verbindlichen Grüßen“, und als lockerere Formen „Beste Grüße“, „Mit den besten Grüßen“, „Mit herzlichem Gruß“ und „Herzlichst“ (Duden, Die Grußformel in Brief und E-Mail, abgerufen am 7. Oktober 2026).

Förmlich: für den ersten Kontakt

• Mit freundlichen Grüßen ist die Formel, mit der du nichts falsch machst. Bei Bewerbungen, Angeboten und dem ersten Schreiben an eine Einkaufsabteilung ist sie Standard.
• Mit freundlichem Gruß ist die Einzahl derselben Formel. Sie wirkt etwas knapper, ist aber genauso korrekt.
• Mit verbindlichen Grüßen klingt nach Vertrag und Verbindlichkeit. Nimm sie, wenn es um eine Zusage, eine Reklamation oder einen Rahmenvertrag geht.
• Hochachtungsvoll gehört in Schreiben an Gerichte oder in einen sehr formellen Briefwechsel. In einer Vertriebsmail wirkt sie wie aus der Zeit gefallen.

Neutral: für den laufenden Austausch

• Freundliche Grüße ist die moderne Form der Standardformel. Sie passt auch beim Erstkontakt, wenn deine Branche eher locker kommuniziert.
• Beste Grüße ist im Geschäftsleben weit verbreitet. Sie zeigt Respekt, ohne steif zu wirken.
• Viele Grüße ist die Formel für die dritte oder vierte Mail in einem Verlauf. Beim ersten Schreiben an eine unbekannte Person kann sie zu beiläufig wirken.

Warm: wenn ihr euch kennt

• Herzliche Grüße passen nach einem guten Gespräch, nach einem gemeinsamen Termin oder bei langjährigen Kunden.
• Herzlichst ist die kürzeste warme Variante und wirkt persönlich. Nutze sie sparsam, sonst nutzt sie sich ab.
• Liebe Grüße bleiben privat. Im Beruf nur, wenn dein Gegenüber sie zuerst verwendet hat.

Mit Bezug: Grüße aus einem Ort oder zu einem Anlass

Ein Zusatz macht die Formel persönlicher. „Freundliche Grüße aus Hamburg“ funktioniert, wenn der Ort für den Empfänger eine Bedeutung hat, etwa weil ihr in derselben Stadt sitzt oder du ihn dort auf einer Messe getroffen hast. „Sonnige Grüße“ oder „Grüße zum Wochenende“ sind locker und passen zu Kontakten, mit denen du schon öfter geschrieben hast. Ein Grußzusatz zu einem Anlass wirkt nur, wenn er stimmt: „Frohe Ostern“ in einer Mail, die zwei Wochen nach Ostern gelesen wird, schadet mehr, als es nützt.

Zeichensetzung und Schreibweise

Hier passieren die meisten Fehler, und sie fallen sofort auf.

Kein Komma nach der Grußformel. Das amtliche Regelwerk des Rats für deutsche Rechtschreibung hält fest, dass die Grußformel am Ende meist ohne Satzzeichen bleibt. Danach folgt der Name in einer neuen Zeile (Amtliches Regelwerk, Fassung 2024, S. 124, abgerufen am 7. Oktober 2026). Also:

Mit freundlichen Grüßen
Anna Berger

und nicht „Mit freundlichen Grüßen,“. Das Komma stammt aus dem Englischen, wo „Best regards,“ mit Komma üblich ist.

Auch kein Punkt und kein Ausrufezeichen. „Viele Grüße!“ wirkt in einer Geschäftsmail aufgeregt.

Großschreibung. Das erste Wort der Grußformel schreibst du groß, das Adjektiv danach klein: „Mit freundlichen Grüßen“, „Beste Grüße“. Ausnahme ist nur die Grußformel als Teil eines Satzes: „… und verbleibe mit freundlichen Grüßen“. Diese Form ist korrekt, wirkt aber altmodisch.

Schweiz und Liechtenstein. Dort kann immer „ss“ statt „ß“ geschrieben werden, also „Freundliche Grüsse“ (Amtliches Regelwerk 2024, § 25 E2). Schreibst du an Geschäftspartner in der Schweiz, übernimm diese Schreibweise. Auch die Anrede steht dort meist ohne Komma, und das erste Wort der nächsten Zeile wird großgeschrieben (Amtliches Regelwerk 2024, S. 124).

Keine Abkürzungen. „MfG“ oder „LG“ sparen drei Sekunden und sagen dem Empfänger, dass er dir diese drei Sekunden nicht wert war. In einer Akquise-Mail ist das der falsche Eindruck.

Leerzeile. Zwischen Schlusssatz und Grußformel gehört eine Leerzeile. Sie trennt den Inhalt sichtbar vom Abschied.

Die Grußformel muss zur Anrede passen

Anfang und Ende einer Mail gehören zusammen. Wer mit „Sehr geehrte Frau Berger“ beginnt und mit „Liebe Grüße“ endet, sendet zwei Signale, die sich widersprechen. Die Faustregel: Spiegle den Ton der Anrede.

Im Verlauf darf der Ton lockerer werden, aber nur in eine Richtung und nur, wenn dein Gegenüber mitzieht. Antwortet die Kundin auf dein „Mit freundlichen Grüßen“ mit „Viele Grüße“, kannst du in der nächsten Mail ebenfalls auf „Viele Grüße“ wechseln. Umgekehrt solltest du nie zurück ins Förmliche springen, das wirkt wie eine Verstimmung.

So beendest du eine Akquise-Mail

In der Kaltakquise entscheidet der Schluss, ob du eine Antwort bekommst. Der Empfänger kennt dich nicht, er hat deine Mail nicht erwartet, und er sucht einen Grund, sie zu löschen. Drei Regeln für das Ende einer Akquise-Mail:

Eine Frage, die man in einer Zeile beantworten kann. „Wäre das ein Thema für Sie?“ oder „Passt Ihnen Donnerstag um 10 Uhr für 15 Minuten?“ ist leicht zu beantworten. „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“ ist es nicht, weil unklar bleibt, worauf.

Eine förmliche, aber nicht steife Grußformel. Für den Erstkontakt im B2B ist „Freundliche Grüße“ oder „Beste Grüße“ eine gute Wahl. „Mit freundlichen Grüßen“ ist korrekt, „Herzliche Grüße“ an einen Unbekannten wirkt anbiedernd.

Eine Signatur, die Vertrauen schafft. Voller Name, Funktion, Firma, eine Telefonnummer und höchstens ein Link. Bunte Banner, mehrere Logos und Zitate verlängern die Mail auf dem Handy um einen ganzen Bildschirm.

Ein Schluss für die erste Akquise-Mail:

Viele Ihrer Kunden bestellen inzwischen über das Portal. Wäre ein kurzer Austausch darüber, wie andere Händler die Nachbestellung automatisieren, interessant für Sie?

Freundliche Grüße
Anna Berger

Und für die Nachfassmail eine Woche später:

Ich komme kurz auf meine Mail vom 14. Oktober zurück. Ist die Nachbestellung über das Portal bei Ihnen gerade ein Thema, oder soll ich mich im Frühjahr noch einmal melden?

Beste Grüße
Anna Berger

Wie die ganze Kalt-E-Mail aufgebaut ist, vom Betreff bis zum Follow-up, zeigt der Beitrag Kaltakquise per E-Mail: Aufbau, 8 Vorlagen und Follow-up. Für das Nachfassen gibt es eigene Vorlagen mit Timing in Follow-up E-Mail und LinkedIn-Nachricht: 15 Vorlagen.

Beispiele für Vertrieb, Recruiting und Jobsuche

Die Grußformel ist in allen drei Fällen dieselbe Entscheidung: Wie nah bin ich dem Empfänger, und was will ich als Nächstes erreichen. Der Schlusssatz ändert sich.

Vertrieb: nach dem Angebot

Das Angebot gilt bis zum 15. November. Wenn Sie vorher Fragen zu den Lizenzen haben, rufen Sie mich gern direkt an.

Mit freundlichen Grüßen
Anna Berger

Nach dem ersten Termin, wenn ihr euch schon gesprochen habt:

Danke für das offene Gespräch heute. Die Unterlagen zur Einführung schicke ich Ihnen bis Freitag.

Herzliche Grüße
Anna Berger

Recruiting: Kandidaten ansprechen

Ihr Profil passt gut zu unserer Stelle als Teamleitung Logistik. Hätten Sie nächste Woche 20 Minuten für ein erstes, unverbindliches Gespräch?

Beste Grüße
Jonas Weber
Talent Acquisition, Beispiel AG

Bei Kandidaten wirkt „Beste Grüße“ oft besser als „Mit freundlichen Grüßen“. Die Mail ist eine Einladung, kein Bescheid. Wie du die erste Nachricht an Kandidaten auf LinkedIn formulierst, zeigt LinkedIn-Recruiting: Nachrichten-Vorlagen.

Jobsuche: Bewerbung und Initiativanfrage

Über die Einladung zu einem persönlichen Gespräch freue ich mich sehr.

Mit freundlichen Grüßen
Lena Schmidt

Bei der Bewerbung bleibt „Mit freundlichen Grüßen“ die sichere Wahl, auch wenn die Stellenanzeige duzt. Schreibst du einen Hiring Manager direkt an, ohne dich auf eine Anzeige zu bewerben, darf der Schluss eine Spur persönlicher sein:

Ich habe Ihren Beitrag zum neuen Standort in Leipzig gelesen. Falls Sie dort Verstärkung im Controlling suchen, würde ich mich gern kurz vorstellen.

Freundliche Grüße
Lena Schmidt

Typische Fehler bei der Jobsuche über LinkedIn stehen in Jobsuche auf LinkedIn: die zehn Fehler.

Fehler, die den Schluss entwerten

• Zwei Grußformeln. „Ich freue mich auf Ihre Antwort und verbleibe mit freundlichen Grüßen. Beste Grüße, Anna“ ist eine Formel zu viel. Entscheide dich für eine.
• Die Grußformel als Floskel-Sammlung. „Vielen Dank im Voraus, bleiben Sie gesund und haben Sie ein schönes Wochenende. Mit freundlichen Grüßen“ verdünnt die eine Frage, um die es ging.
• „Danke im Voraus“ vor einer Bitte, die noch niemand erfüllt hat. Es setzt den Empfänger unter Zugzwang. Bedank dich lieber, wenn die Antwort da ist.
• Ein anderer Ton als in der Anrede. Siehe Tabelle oben.
• Eine Signatur, die länger ist als die Mail. Name, Funktion, Firma und Kontaktdaten gehören hinein, Werbebanner und Zitate nicht.
• Kein Name unter dem Gruß. Eine Mail, die mit „Viele Grüße“ endet und dann nur eine Signatur im Bildformat zeigt, wirkt automatisch erzeugt. Tipp den Vornamen von Hand.
• Die Antwort-Grußformel nicht angepasst. Im fünften Mailwechsel mit derselben Person ist „Mit freundlichen Grüßen“ distanziert. Spätestens wenn dein Gegenüber lockerer schreibt, darfst du nachziehen.

E-Mail auf Englisch beenden: Sign-offs im Überblick

Bei internationalen Kunden brauchst du das englische Gegenstück. Die Logik ist dieselbe, nur die Zeichensetzung unterscheidet sich: Im Englischen steht nach dem Sign-off ein Komma.

Für den Erstkontakt auf Englisch ist „Kind regards“ oder „Best regards“ die sichere Wahl. „Cheers“ gehört in den Austausch mit Menschen, die du kennst.

Dasselbe in einer LinkedIn-Nachricht

Auf LinkedIn gibt es keine Grußformel im klassischen Sinn. Die Nachricht steht in einem Chatverlauf, über ihr sehen beide Seiten Profilbild, Namen und Position. „Mit freundlichen Grüßen, Anna Berger“ unter einer Chatnachricht wirkt deshalb so, als hätte jemand einen Brief in einen Messenger kopiert.

Bei der Vernetzungsanfrage kommt eine harte Grenze dazu: Die persönliche Notiz darf höchstens 200 Zeichen lang sein, und ohne Premium kannst du nur bis zu drei Anfragen pro Monat eine Notiz beilegen (LinkedIn-Hilfe, Einladungen zum Vernetzen persönlich gestalten, abgerufen am 7. Oktober 2026). Jedes Zeichen für eine Grußformel fehlt dem Inhalt.

Die Regel auf LinkedIn: Die Frage am Ende ersetzt die Grußformel. Ein kurzer Gruß mit Vornamen geht, wenn er natürlich klingt. Beispiele, jeweils E-Mail-Schluss und LinkedIn-Fassung:

Vertrieb, Erstkontakt

E-Mail:

Wäre ein kurzer Austausch dazu interessant für Sie?

Freundliche Grüße
Anna Berger

LinkedIn:

Wäre das gerade ein Thema bei euch, Thomas?

Vertrieb, Nachfassen

E-Mail:

Ich komme kurz auf meine Mail vom 14. Oktober zurück. Ist das Thema noch aktuell?

Beste Grüße
Anna Berger

LinkedIn:

Kurze Nachfrage, Thomas: Passt das Thema gerade nicht, oder soll ich mich im Frühjahr noch mal melden?

Recruiting

E-Mail:

Hätten Sie nächste Woche 20 Minuten für ein erstes Gespräch?

Beste Grüße
Jonas Weber

LinkedIn:

Hätten Sie nächste Woche 20 Minuten für ein erstes Gespräch? Viele Grüße, Jonas

Im Recruiting bleiben viele beim Sie, auch auf LinkedIn. Dann darf ein kurzer Gruß mit Vornamen stehen bleiben, er macht die Nachricht persönlicher, ohne Platz zu kosten.

Jobsuche

E-Mail:

Falls Sie im Controlling Verstärkung suchen, würde ich mich gern kurz vorstellen.

Freundliche Grüße
Lena Schmidt

LinkedIn:

Ich habe Ihren Beitrag zum Standort Leipzig gelesen. Suchen Sie dort im Controlling Verstärkung? Ich würde mich gern kurz vorstellen.

Nach der Annahme einer Vernetzungsanfrage

Danke fürs Vernetzen, Thomas! Was beschäftigt euch im Einkauf gerade am meisten?

Weitere Formulierungen für diese erste Nachricht stehen in Danke fürs Vernetzen: Nachrichten für LinkedIn. Wann du von LinkedIn in die E-Mail wechselst und wie sich der Ton dabei ändert, zeigt LinkedIn und E-Mail kombinieren.

Mit CompLeadly: der gleiche Schluss für viele Kontakte

Wer viele Kontakte auf LinkedIn anschreibt, schreibt den Schluss nicht jedes Mal neu. In CompLeadly speicherst du eine Nachricht als Vorlage und setzt Platzhalter wie Vorname oder Firma ein, damit die Frage am Ende trotzdem persönlich klingt. Die Zielgruppe kommt aus einer Personensuche, einer Sales-Navigator-Suche oder, mit eigener Recruiter-Lizenz, aus einer Recruiter-Suche. Der Opener geht an neue Kontakte, nachdem sie deine Vernetzungsanfrage angenommen haben. Ein Follow-up geht nur raus, wenn die vorige Nachricht die von dir eingestellte Zahl an Tagen unbeantwortet blieb. Antwortet der Kontakt, kommt keine weitere Follow-up-Nachricht, und du siehst die Antwort im Smartchat. Den Text und die Frage am Ende schreibst du selbst. Pakete und Preise stehen auf der Preisseite, den Ablauf für Recruiter zeigt der Anwendungsfall Recruiting.

Ob deine Nachricht zu lang oder zu förmlich ist, prüfst du vor dem Absenden mit dem kostenlosen Nachrichten-Check.

Tool öffnen: Nachrichten-Check

Checkliste: so beendest du deine nächste E-Mail

1. Steht vor dem Gruß genau eine Frage oder ein klarer nächster Schritt?
2. Passt die Grußformel zur Anrede am Anfang der Mail?
3. Steht nach der Grußformel kein Komma?
4. Ist die Formel ausgeschrieben, ohne „MfG“ oder „LG“?
5. Steht dein Name unter dem Gruß, und ist die Signatur kurz?
6. Schreibst du in die Schweiz? Dann „Grüsse“ mit ss.
7. Auf LinkedIn: Hast du die Grußformel durch eine Frage ersetzt?